個人情報保護方針

個人情報保護方針

当社、コクヨ北関東販売株式会社は、文具・事務用品・OA機器・オフィス家具等の販売活動を行う企業として事業上取り扱う、お客様・お取引先関係者及び当社従業員などの特定の個人を識別できる情報(以下「個人情報」といいます)の取り扱いについて、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の元でその保護に努めます。また、取扱商品を通じてお客様の個人情報保護の支援も行います。

当社では、個人情報の取扱いについて、以下の行動方針に従います。

1、個人情報の収集について

・個人情報の収集は適法かつ公正な手段によって行います。
・取得する個人情報の利用目的を特定し明らかにして同意を得ます。

2、個人情報の利用について

・個人情報の利用は、利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を有する者が、業務上必要な範囲内で行います。
・取得した個人情報の目的外利用を行わないための措置を講じること。

3、個人情報の第三者への開示・提供について

・以下の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示・提供することはいたしません。
1)法令の規定による場合
2)情報主体及び・又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

4、個人情報の管理について

・個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止するため、合理的な安全対策及び是正処置を講じます。
・個人情報の処理を委託する場合は、個人情報の保護措置をうながす為に適切な契約を締結するなど必要な措置を講じます。

5、法令等の遵守

・個人情報の取扱いに関係する国が定める指針・法令その他の規範を遵守します。

6、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

・当社は、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを策定し、従業員に周知し、実施し、定期的に監査を実施することにより、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

7、個人情報の開示、訂正、利用停止などについて

自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止及び苦情、相談などの要請があった場合には、ご本人であることを確認の上で対応いたします。なお、当社が保有する個人情報に関するお問合せは「コクヨ北関東販売 028-656-5561」でお受けいたします。

8、お客様の個人情報保護もしくは情報セキュリティーに役立つ商品サービスを提供します。

制定日 平成17年 9月15日
改訂日 平成20年10月 7日
コクヨ北関東販売株式会社
代表取締役社長 船田 雅弘

当社の個人情報保護方針についての問合せ先
TEL 028-656-5561 / E-mail info_kk@kokuyo.com

個人情報の取り扱いについて

コクヨ北関東販売株式会社(以下「当社」という)は、「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)」(以下「法」という)に基づき、以下の事項を「公表」いたします。

1、個人情報取扱事業者の名称

 コクヨ北関東販売株式会社

2、個人情報を取得する際の利用目的の公表に関する事項(法18条1項)

(1)本人から直接書面により取得する場合
当社がお客様から書面(Web画面等の電子的方式によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を直接に取得する場合には、所得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き(法18条4項4号)、その都度、あらかじめ書面により利用目的を明示させていただきます(法18条2項)
1、販売業務において取得した個人情報
@ 納品先住所、氏名、電話番号等
A 当社からの連絡
2、当社従業者の個人情報
@ 雇用及び人事管理
A 給与支払い業務
B 社会保険、雇用保険加入手続
C 連絡
3、採用活動において取得した個人情報
@ 採用選考
A 当社からの連絡
(2)本人から書面以外で直接収集する場合、および公開情報から間接的に取得する場合
当社が書面以外の方法によりお客様の個人情報を直接取得した(電話等)や、公開情報(電話帳や名簿、Webなど)から間接的に個人情報を取得した場合の利用目的は、以下のとおりです。(法18条1項)
1、電話による問い合わせ等に伴い取得する個人情報
個人情報はお問い合わせへの回答に利用するほか当社の業務改善活動のために利用いたします。
2、電話帳や公開された名簿、あるいはインターネットの公開情報から入手した個人情報個人情報は当社サービスの案内先として利用いたします。当社より初めてご連絡する際に、個人情報の取得方法および利用目的等を通知し、利用目的にご納得いただけない場合はただちに当該個人情報の利用を停止いたします。
(3)個人情報の取扱を委託された場合
当社が業務の受託等に伴い個人情報の取扱を委託された場合は、受託業務遂行に必要な範囲で個人情報を利用いたします。(法18条1項、法23条4項1号)

3、共同利用に関する事項(法23条4項3号、法23条5項)

当社が業務に伴い個人情報を共同利用する場合は、業務遂行に必要な範囲で個人情報を利用いたします。

4、保有個人データに関する事項(法24条1項)

当社の保有する個人情報(保有個人データ)の利用目的は以下のとおりです。
1、名刺交換などにより取得したお取引先担当者様の情報
個人情報はビジネス上の連絡のために利用いたします。
2、見積書、納品書、請求書、領収書、契約書等に記載された個人情報
個人情報は商行為および契約行為実施のために利用いたします。
法律上決められた期間、ないしは当社が定めた期間保護した後廃棄します。
3、当社の従業者の個人情報
個人情報は人事、労務管理のために利用いたします。
4、当社の採用活動に伴い取得した個人情報
個人情報は当社の採用選考のために利用いたします。不採用となられた方の個人情報は、採用活動終了時にすべて返却いたします。
5、電話やメール等によるお問い合わせに伴い取得した個人情報
個人情報はお問い合わせへの回答に利用するほか当社の業務改善活動のために利用いたします。
6、電話帳や公開された名簿、あるいはインターネットの公開情報から入手した個人情報は当社サービスの案内先として利用いたします。

5、苦情の申し出先に関する事項(法24条1項1号、施行令5条、法31条)

個人情報の取り扱いにかんする苦情の申し出先
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情につきましては、電子メールやFAXおよび手紙の送付、あるいは電話にて下記までお申し出ください。
なお、直接ご来社いただいてのお申し出は承りかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
コクヨ北関東販売株式会社
お問い合わせ窓口
〒321−0911宇都宮市問屋町3172−48
TEL 028-656-5561 FAX 028-656-5217
E-mail info_kk@kokuyo.com

6、開示等の求めに応じる手続きに関する事項(法29条)

(1) 開示の求めの対象となる項目(保有個人データの特定に資する情報)
当社で保有する開示の対象となる個人情報の項目は下記のとおりです。
氏名、住所、電話番号
(2) 開示等の求めの申し出先
開示の求めは、所定の申請書にご記入の上必要書類を添付し、下記宛にご郵送ください。なお、ご郵送の際は封筒に朱書きで「開示請求書在中」とお書き添えくださいますようお願い申し上げます。
・外部取得の個人情報に関する窓口
コクヨ北関東販売株式会社  お問い合わせ窓口
〒321−0911宇都宮市問屋町3172−48
TEL 028-656-5561 FAX 028-656-5217
E-mail info_kk@kokuyo.com
(3) 開示等の求めに際して提出していただく書面
開示等の求めを行う場合は、ご要望事項に応じて申請書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認書類と共に窓口まで直接ご来社いただくか、ご郵送ください。
・当社指定の申請書
 >> 開示対象個人情報請求手続きについて
 >> 個人情報開示請求書/実施記録
(本人確認書類:運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるもののいずれかの写しと住民票の写し)
(4) 代理人による開示等の求め
開示等の求めをする者が未成年または成年被後見人の法定代理人である場合、もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の本人確認のための書類に加えて下記の書類を同封してください。
・法定代理人の場合
本人の戸籍抄本又は登記事項証明書(後見登録等に関する法律第10条に規定する登記事項証明書)
・委任による代理人の場合
本人からの委任状(本人の実印がおされたもの)と本人の印鑑登録証明書)
(5) 開示等の求めに対する手数料およびその徴収方法
1回の請求ごとに 1000円/件
回答方法が対面による場合は、現金支払
回答方法が郵送による場合は、現金書留による事前送付
(6) 開示等の求めに対する回答方法
直接手渡し、あるいは申請者の申請書記載住所宛に書面によりご回答申し上げます。
(7) 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後廃棄させていただきます。
(8) 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一しないときなど本人が確認できない場合
・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・ 所定の申請書類に不備があった場合
・ 開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
・ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 他の法令に違反することとなる場合