個人情報保護方針

個人情報保護方針

個人情報保護方針について

コクヨ北関東販売株式会社は、別段の定めをしている場合を除き、事業上取扱うお客様・お取引先関係者などの特定の個人を識別できる情報(以下「個人情報」といいます)の取扱いについて、以下のとおり「個人情報保護方針」を定めその保護に努めます。

 

■個人情報の取得について

  • 個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行います。

 

■個人情報の利用について

  • 取得する個人情報の利用目的をできるだけ特定し明らかにします。
  • 個人情報の利用は、利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を有する者が、業務上必要な範囲内で行います。
  • 個人情報をコクヨグループで共同利用する場合は、利用目的などの必要事項をできるだけ特定し明らかにします。

 

■個人情報の第三者への開示・提供について

  • 以下の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示・提供することはいたしません。
     (1) 個人を識別することができない状態(統計資料等)で開示・提供する場合
     (2) 業務上必要な範囲内で、業務委託先に開示・提供する場合
     (3) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業が承継される場合
     (4) 法令等に基づく場合

 

■個人情報の管理(安全管理措置)について

  • 個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩などを防止するため、適切な安全対策を講じます。
  • 個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先と安全管理措置の内容を含む適切な契約を締結し、委託先に対する管理・監督を徹底するなど必要な措置を講じます。
  • 個人情報の取扱いに関する規定を定め着実に実行するとともに、継続的に改善していきます。

 

■個人情報の開示、訂正、利用停止などについて

  • 自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止などの要請があった場合には、ご本人であることを確認の上で対応いたします。
    なお、個人情報に関する質問及び苦情処理を含むお問合せは下記の窓口でお受けいたします。
  • 住所、窓口
    〒321-0911
    栃木県宇都宮市問屋町3172−48
    コクヨ北関東販売株式会社 個人情報保護相談窓口
  • 電話番号、E-mail
    028-656-5561 / E-mail info_kk@kokuyo.com
    受付時間:月〜金 9:00〜17:00
    (祝祭日、年末年始、当社指定休日を除く)

 

■法令等の遵守

  • 個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護方針の内容を継続的に見直し改善に努めます。

 

■利用目的について

当社(当事業)では、以下のような目的でお預かりした個人情報を利用させていただきます。

1.お客様および調達先などお取引先に関する個人情報

  • お取引等に関するご連絡のため
  • コクヨグループが取扱う商品・サービスのご提供のため
  • コクヨグループとの間で締結した契約の履行のため
  • コクヨグループが取扱う商品・サービスに関するお知らせや関連サービスのご案内のため
  • コクヨグループが開催(主催・共催・協賛)するフェア・催し物等に関するご案内のため
  • 商品モニターやアンケート調査等のご依頼、より良い商品・サービスの開発のため
  • お問い合わせ、資料請求その他ご依頼等への対応のため
  • その他事前にご同意頂いた目的のため

2.株主に関する個人情報

  • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
  • 年次報告書その他配布物の送付及び連絡のため
  • 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等の株主管理のため
  • 支払調書の作成・提出に関する事務の遂行のため

3.採用応募者の方々に関する個人情報

  • 採用選考・内定者管理のため

4.弊社が加盟している団体の参加者・会員等に関する個人情報

  • 協同作業の運営およびそれに伴う連絡、相談、検討、情報提供および配布物等の授受のため

5.弊社施設の近隣住民に関する個人情報

  • 緊急時その他の必要な連絡のため

6.弊社施設内に設置する防犯カメラの被写体に関する個人情報

  • 犯罪の防止、施設内の安全の保持のため

7.退職者等に関する個人情報

  • 退職年金等の支払いのため
  • OB会の案内等、親睦活動における必要な連絡
  • 物故者慰霊のための必要な連絡
  • 会社状況に関する情報提供

 

■上記目的以外の利用について

上記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合には、ご本人様の同意をいただくものとします。(法令等で認められている場合を除きます)

 

■個人情報の共同利用について

当社は、お預かりした個人情報を次のとおり共同利用致します。

コクヨグループ共同利用について

 

保有している個人情報の取扱いについて

 

■クッキー(cookie)の利用について

  • 当社では、利用者がコクヨグループのWebサイトを便利に利用していただくために、クッキーと呼ばれる技術を使っています。
    クッキーとは、インターネットの効率的な運用と利用状況の効果測定のために、ウェブサイトの提供者が、ブラウザを通じてWebサイト訪問者のコンピュータに一時的にデータを書き込んで保存させる仕組みのことです。
    クッキーの利用により、利用者が使用しているコンピュータを識別できますが、利用者個人を特定する情報は含まれておらず識別はできません。
    利用者は、ご使用のブラウザの設定により、クッキーの受取を拒否することが可能です。ブラウザの設定方法に関しては,各製造元にお問合せください。

 

個人情報の開示等に応じる手続きについて

当社では、保有個人データのご本人もしくはその代理人からの開示・変更・利用停止、消去、第三者への提供の停止の請求等の求めには、以下の通り対応させていただきます。

 

1. 「開示等の申し出先」

  • 開示等のご請求は、所定の申請書に本人確認のための必要書類を添付の上、所定の手数料および郵送料相当額の郵便切手を同封して郵送によりお願い申し上げます。

保有個人データ開示申請書[PDF版](こちらからダウンロードできます)

保有個人データ訂正等申請書[PDF版](こちらからダウンロードできます)

≪本人確認のための書類≫

  • 運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー 1点 なお、「開示等の請求」をする者が法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。

法定代理人の場合

  • 法定代理人申告書(こちらからダウンロードできます) 1通
  • 法定代理権があることを確認するための書類 1通
    (戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可)
  • 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類 1通
    (法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー)

委任による代理人の場合

詳細は申請書の注意事項をご覧下さい。

 

2. 「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法

開示請求1件につき、1000円の手数料が必要です。
(同額の郵便切手を請求書類に同封してください)
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。詳細は申請書の注意事項をご覧下さい。

 

3. 「開示等の求め」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

 

4.開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

 

5. 「保有個人データ」不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

  • 申請書に記載されている住所と本人または代理人資格確認書類記載の住所が異なるなど本人が確認できない場合。
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
  • 所定の申請書に不備があった場合。
  • 開示のお求めの対象が保有個人データに該当しない場合。
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
  • その他法令に定める場合および法令に違反することとなる場合。

 

6.申請書の送付先

  • 住所、窓口
    〒321-0911
    栃木県宇都宮市問屋町3172−48
    コクヨ北関東販売株式会社 個人情報保護相談窓口
  • 電話番号、E-mail
    028-656-5561 / E-mail info_kk@kokuyo.com
    受付時間:月〜金 9:00〜17:00
    (祝祭日、年末年始、当社指定休日を除く)

 

2017年5月30日